Het personeelshandboek

Waarom een personeelshandboek?
Veel organisaties kennen een of andere vorm van een personeelshandboek. Soms zijn dat vuistdikke manuals die zeer gedegen alle arbeidsvoorwaarden, regelingen, procedures etc. weergeven. In andere situaties zien wij een beknopt overzicht en een populaire versie van de huisregels. Wat heeft uw organisatie op dit gebied in huis en hoe wordt het gebruikt?

In iedere organisatie is het van belang dat de afspraken tussen werkgever en werknemer goed en duidelijk zijn vastgelegd. Vanzelfsprekend ligt de basis daarvoor in de arbeidsovereenkomst.
Daarnaast is er een groot scala aan onderwerpen die niet thuishoren in het contract, maar waarover geen onduidelijkheid mag bestaan. In veel gevallen kan in de arbeidsovereenkomst met een verwijzing worden volstaan naar externe documenten; denkt u dan aan de cao, een pensioenreglement of de autoregeling van uw leasemaatschappij.
Ook interne documenten (bijv. een studiekostenregeling, de regels rond ziek- en hersteldmelden) kunnen meestal volstaan met een verwijzing in de arbeidsovereenkomst.
Indien u al dat soort regelingen compleet moet opnemen in het contract, dan zou dat al snel een buitengewoon omvangrijk boekwerk worden.

Daarom adviseren wij onze opdrachtgevers een personeelshandboek samen te stellen, indien dat er nog niet zou zijn. In het handboek worden teksten en regelingen opgenomen die voor alle - of tenminste een groot deel van de - medewerkers gelden.
In de arbeidsovereenkomst kunt u dan volstaan met bijvoorbeeld ‘X komt in aanmerking voor de autoregeling, categorie 2, zoals beschreven in het personeelshandboek’.

Een personeelshandboek zien wij dan ook als een hulpmiddel om de organisatie beter te leren kennen, de interne communicatie te bevorderen en informatie uit te wisselen. Deels is dat formele informatie, zoals de arbeidsvoorwaarden, verwijzingen naar de geldende cao of de pensioen-regeling, het cao-boekje, etc.
Maar ook een verscheidenheid aan meer ‘handige’ informatie kan zijn plek vinden in het handboek; denkt u dan bijvoorbeeld aan:
• aanwijzingen voor het gebruik van het bedrijfsnetwerk;
• uitleg van de huisstijl, het logo en hoe deze te gebruiken;
• de namen van de medewerkers, de kamerindeling en de interne telefoonlijst;
• voorbeelden van formulieren voor onkostendeclaraties of het doorgeven van mutaties;
• huisregels over pauzetijden en het rookbeleid;
• praktische zaken over arbo, veiligheid, kwaliteit, etc.;
• een overzicht van de OR-leden;
• verjaardagslijst;
• etc.

Lees verder

Auteur: G.J. Herkendaal en drs. R. van Ravenswaay Claasen
Bron: Schriftelijke cursus P&O voor de secretaresse, les 4
Met dank aan Secretary Management Institute

Archief