Het personeelsdossier

 1. Hoe ziet een personeelsdossier er uit?
In een personeelsdossier houd je de arbeidsgeschiedenis bij van de werknemers. Bij de indiensttreding maak je een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in kunt bewaren. Bij het aanstellen van een werknemer ga je er uiteraard niet van uit dat je deze weer kwijt wilt. Maar ook daarom is een personeelsdossier zo belangrijk. Je houd erin bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kun je sturen op de ontwikkeling.
Maar gaat het mis dan zijn de functioneringsverslagen nog belangrijker. Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) geeft geen ontslagvergunning af als je niet duidelijk aangeeft waar de werknemer in gebreke blijft.

Let op:
Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

2. Opbouw personeelsdossier
Een dossier bestaat meestal uit drie onderdelen: een individueel personeelsdossier, een salarisadministratie en een collectief dossier. Een individueel personeelsdossier kan er als volgt uitzien:

Stamkaart
Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens zoals functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden:

Persoonlijke gegevens

• Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
• bank- of gironummer
  
• Sollicitatiebrief en CV
  
• Kopieën van diploma’s
  
• Kopie van identiteitsbewijs
  
• Sofi-nummer
  
• Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)
  

Archief