Time Management Tips: Belangrijk en dringend!

Hoe organiseer ik mijn werk? Er is altijd meer werk dan dat er beschikbare tijd is. Het komt voor dat zaken die dringend zijn, prioriteit krijgen. Maar zijn dit nu ook zaken waar je tijd aan moet besteden? Zijn het activiteiten die te maken hebben met het bereiken van je doel?

Succesvol!
Er is onderzoek gedaan naar het ene gemeenschappelijke kenmerk van succesvolle mensen. Er wordt vaak gedacht dat succesvolle mensen veel geld hebben, over goede netwerken beschikken of gewoon geluk hebben. Dat is niet het geval. Succesvolle mensen beginnen met het belangrijkste. Ze maken de minder leuke en minder interessante klussen ondergeschikt aan hun doel.

Met het belangrijkste beginnen!
Met het belangrijkste beginnen betekent dat je prioriteiten toekent aan werkzaamheden. Op basis van die prioriteiten organiseer je het werk en voer je het werk uit. In feite is dat time management.  

Prioriteiten!

De prioriteiten bepaal je door je af te vragen:

·        Is de activiteit belangrijk?

·        En is de activiteit dringend?

Het belang wordt bepaald door de resultaten. Je vraagt je in dit geval af of de activiteit bijdraagt aan het realiseren van de doelen die je hebt gesteld en de resultaten die je wilt behalen.Als een activiteit dringend is, betekent dat je er directe aandacht aan moet besteden. Met het belangrijkste bezig zijn, betekent dat je het doel voor ogen hebt. Als het doel naar de achtergrond verschuift, ben je snel geneigd om toe te geven aan dringende zaken. Deze zaken zijn niet altijd belangrijk. Gevaar van het tijd steken in zaken die dringend zijn, maar niet zo belangrijk, is dat je achteraf merkt dat je tijd hebt “verspilt”. Dit kan stress, ontevredenheid en frustratie veroorzaken.

Het doel voor ogen!

Het doel voor ogen houden begint bij jezelf! Time management, het organiseren en uitvoeren van je werk op basis van prioriteiten, begint ook bij jezelf. Het veronderstelt een pro-actieve basishouding en dat betekent dat we verantwoordelijkheid nemen voor keuzes en handelen. Het is mooi in beeld gebracht in het Eisenhower schema (zie hiernaast)

Effectieve mensen komen nooit binnen de onderste kwadranten (niet belangrijk en erg/niet dringend). Deze werkzaamheden negeren of delegeren ze. Ze beperken de omvang van werkzaamheden die erg belangrijk en erg dringend zijn en opereren het meest in het kwadrant ‘erg belangrijk-niet dringend’. Dat betekent dat je moet plannen en ordenen.

Goethe heeft daar het volgende over gezegd:

‘Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet’.

Archief