Wat u niet mag bewaren in het personeelsdossier

Wat u niet mag bewaren in het personeelsdossier. U bent wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van uw werknemers vast te leggen in een personeelsdossier. En tegelijkertijd mág u een hoop papieren niet eens bewaren. Weet u nog wat de regels daar voor zijn? De volgende gegevens mogen niet in het personeelsdossier worden opgenomen - tenzij de werknemer toestemming heeft gegeven of het door de wet uitdrukkelijk toegestaan wordt:

- godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging);
- ras:
- politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid);
- gezondheid;
- seksuele geaardheid;
- vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond);
- strafrechtelijke gegevens;
- onrechtmatig of hinderlijk gedrag dat expliciet verboden is door de werkgever;

Bewaarplicht
Een dossier mag u niet zomaar opruimen. De verschillende documenten vragen om verschillende bewaartermijnen:

Maximaal 1 jaar ná dienstverband
Sollicitatiebrief of  -formulier, psychologisch onderzoek, getuigschrift, bewijs van goed gedrag en andere referenties

Maximaal 2 jaar ná dienstverband
Arbeidsovereenkomst of wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad en getuigschriften, verslagen van functioneringsgesprekken

Minimaal 5 jaar ná dienstverband
Kopieën van het identiteitsbewijs, bijlagen studenten- en scholierenregeling en loonbelastingverklaringen (ook al zijn die vervangen door nieuwe)

Minimaal 7 jaar ná dienstverband
Salarisafspraken, aanvullende arbeidsafspraken en arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap (voor de belastingen)

Geen bewaartermijn
Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Dan geldt een bewaartermijn van twee jaar na dienstverband. Ook gegevens over ziekte (brieven bedrijfsarts, correspondentie met het UWV etc.) bewaart u maximaal tot na twee jaar uit dienst. Net als een re-integratiedossier dat gesloten is.

Bron

Archief