fiscalistenonline.nl: De factuur en de BTW
Lees voor het aanmelden de voorwaarden.

De factuur en de BTW

De factuur is het belangrijkste controlemiddel in de BTW. Aan de hand van de facturen wordt de af te dragen en de te vorderen BTW bepaald. De belastingdienst vraag bij twijfel over de aangifte BTW daarom ook vaak facturen op of komt de facturen controleren. Daarom is het zo belangrijk juiste facturen uit te reiken en slim te facturen. Dat voorkomt veel BTW problemen!

 

Factuurvereisten

Een ondernemer hoeft alleen aan andere ondernemers facturen uit te reiken die voldoen aan de factuurvereisten voor de BTW. De factuurvereisten gelden dus niet voor facturen die de ondernemer stuurt aan particulieren.
Let op: Voor een particulier hoeft de ondernemer geen factuur op te maken.
Waar moet de factuur aan voldoen
Een BTWfactuur de volgende gegevens bevatten:
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt;
  • Een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd;
  • Het BTW-identificatienummer waaronder de ondernemer de levering of de dienst heeft verricht;
  • Het BTW-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht als:
  • De verschuldigde BTW van die afnemer wordt geheven (BTW-verlegd); of
  • Die levering een intracommunautaire levering is
  • Naam en adres van de ondernemer die de levering of dienst verricht;
  • Naam en adres van de afnemer;
  • De hoeveelheid (of omvang) en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
  • De datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid (voorzover vastgesteld kan worden) of de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan, althans als die datum kan worden vastgesteld en afwijkt van de datum van de factuur;
  • De vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling;
  • De eenheidsprijs exclusief BTW en de eventuele vooruitbetalingskortingen en de andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
  • Het toegepaste BTW-tarief (0%, 6% of 19%);
  • Het BTWbedrag (in euro's);
  • Bij een vrijstelling, een intracommunautaire leveringen waarop het 0%-tarief van toepassing is, in de gevallen waarin de verschuldigde BTW van de afnemer wordt geheven (BTW verlegd) en bij leveringen met toepassing van de margeregeling, moet daarvan enige aanduiding op de factuur worden vermeld;
  • De gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is;
  • Als de BTW door een fiscaal vertegenwoordiger wordt voldaan, moeten op de factuur de naam, het adres en het BTW-identificatienummer van die fiscaal vertegenwoordiger worden vermeld.

 

Vereenvoudigde factuurvereisten
Voor bepaalde situaties zijn de factuurvereisten vereenvoudigd. Hieronder worden er een paar besproken.


Openbaar vervoer
Voorzover een ondernemer personen vervoert in de vorm van openbaar vervoer of taxivervoer, geldt het vervoersbewijs dan wel de nota als factuur. Op de factuur dienen tenminste te worden vermeld:

  • De datum van uitreiking;
  • Een identificatie van de presterende ondernemer;
  • Een identificatie van de aard van de verrichte diensten; en
  • Het te betalen BTWbedrag of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend. Dit kan bijvoorbeeld door vermelding van de totaalprijs met daarbij de vermelding inclusief 6% BTW.

De afnemer houdt in dit geval ook het recht op aftrek van voorbelasting, mits hij kan aantonen dat hij van een van deze vormen van personenvervoer gebruik heeft gemaakt, bijvoorbeeld aan de hand van trein-, tram-, bus- of treintaxikaartjes. De ondernemer kan dus 6/106 deel van het in rekening gebrachte bedrag als voorbelasting aftrekken.


Horeca
Als factuur kan gelden de gebruikelijke afrekening voorzover de ondernemer spijzen en dranken verstrekt voor gebruik ter plaatse binnen het kader van het hotel-, café-, restaurant-, pension- en aanverwant bedrijf aan personen die daar slechts voor een korte periode verblijf houden. Aangezien de BTW op deze prestaties niet voor aftrek in aanmerking komt, kan vermelding daarvan achterwege blijven.

 

Inruiltransacties tussen ondernemers

Bij inruiltransacties tussen ondernemers is sprake van onderlinge leveringen van goederen. Dit betekent dat beide ondernemers aan elkaar een factuur zouden moeten uitreiken. De factuur die bij inruiltransacties wordt uitgereikt en die de gehele inruiltransactie dekt, kan dienen voor beide transacties, mits die factuur alle vermeldingen bevat die anders op de afzonderlijk uit te reiken facturen zouden moeten worden vermeld. Deze vereenvoudiging leidt er dus toe dat er maar een factuur uitgereikt hoeft te worden.

Let op: Voor auto’s en motoren moet ook het kentekennummer op de factuur worden vermeld.

Wat te doen bij te veel of ten onrechte gefactureerde BTW

Als een ondernemer op een factuur op enigerlei wijze melding maakt van BTW moet hij die BTW ook afdragen aan de belastingdienst. Ook als ten onrechte BTW is vermeld op de factuur. Stel hij vermeldt 19% BTW op de factuur maar de prestaties is vrijgesteld, valt onder het nul- of verlaagd tarief. In die gevallen moet de ondernemer toch 19% BTW afdragen. De reden voor deze strenge benadering is dat de ondernemer die de factuur heeft ontvangen de voorbelasting vermeld op die factuur in principe in aftrek kan brengen. Wat moet een ondernemer nu doen als hij per abuis onjuiste BTW op de factuur vermeldt heeft.


Correctie van de factuur
Heeft een ondernemer een foutieve factuur verstuurd dan kan hij zijn fout herstellen. Het kan ook voorkomen dat zijn klant de factuur terug stuurt en om een nieuwe factuur vraagt.
De nieuwe factuur kunt hij doornummeren. De foutieve factuur bewaart hij in zijn administratie. Het is aan te raden op de nieuwe factuur te verwijzen naar de vervallen factuur.


Teruggaaf afgedragen BTW
Voor de teruggaaf van BTW die ten onrechte op de foutieve factuur is vermeld en door de ondernemer op aangifte BTW is voldaan aan de belastingdienst, heeft de staatssecretaris een te volgen gedragslijnen gegeven. Het beginsel van de neutraliteit van de BTW verlangt dat hij de ten onrechte gefactureerde BTW kan herstellen wanneer hij het gevaar voor verlies van belastinginkomsten tijdig en volledig heeft uitgeschakeld. Hierbij kunt u denken aan het aantoont dat de ontvanger van de factuur de ten onrechte c.q. teveel gefactureerde BTW niet in aftrek kan brengen, het aantoont dat de factuur door tijdige terugname niet is en niet meer kan worden gebruikt voor het uitoefenen van het aftrekrecht bij uw afnemer of het aantoont dat, wanneer de factuur wel is gebruikt voor het uitoefenen van het aftrekrecht, de ontvanger van de factuur de ten onrechte c.q. teveel gefactureerde BTW heeft teruggedraaid door deze BTW op aangifte te voldoen. Hiervoor moet de ontvanger dus een verklaring tekenen.

 

Tip: Reageer indien mogelijk voor het einde van de aangifteperiode. Als een ondernemer voor het einde van de aangifteperiode een eventuele foute factuur herstelt, dan hoeft hij niet van zijn afnemer een verklaring te hebben want hij heeft de voorbelasting dan nog niet in aftrek kunnen brengen.

Ook moet de ten onrechte gefactureerde BTW terug betaald worden aan de ontvanger van de factuur. Dit geldt ook als de ontvanger geen ondernemer is. De ondernemer moet tegenover de inspecteur kunnen aantonen dat de BTW is terugbetaald. Volgens de belastingdienst brengt de neutraliteit van de BTW immers mee dat moet worden voorkomen dat de onjuiste facturering u voordeel zal opleveren.
Na het herstellen van de ten onrechte gefactureerde BTW kan de ondernemer deze BTW op verzoek terugkrijgen van de belastingdienst.
Let op: De herziening van ten onrechte c.q. te veel gefactureerde BTW, met inbegrip van het verzoek om teruggaaf van deze BTW moet ingediend worden binnen vijf jaar na het einde van het jaar waarin de ten onrechte of te veel gefactureerde BTW verschuldigd is geworden (de naheffingstermijn).

De inspecteur zal ambtshalve teruggaaf verlenen als door hem kan worden vastgesteld dat de ondernemer de gedragslijnen in acht heeft genomen. In de praktijk legt de belastingdienst deze gedragslijn heel strikt uit wat niet altijd praktisch werkt. Ook hier geldt voorkomen is beter dan genezen.

 

Slim factureren

Voor ondernemers is niets zo vervelend als een debiteur niet of niet op tijd betaalt. Als hij het factuurstel toepast (dit doen veel ondernemers) dan moet hij de BTW afdragen namelijk afdragen aan de belastingdienst in het tijdvak waarin hij de factuur heeft verzonden. Als de debiteur niet betaalt moet de ondernemer dus de BTW voorfinancieren zonder rentevergoeding. De ondernemer is in ons BTWstelsel namelijk de incasseerder van de BTW voor de staat. In feite een onbezoldigd ambtenaar. Hij int de BTW en draagt deze af aan de belastingdienst.


Factureer op tijd
Ondernemers moeten volgens de Wet op de omzetbelasting een factuur uitreiken vóór de vijftiende dag na de maand waarin hij de levering of de dienst heeft verricht. Is de prestatie dus verricht in september, dan moet de ondernemer met factureren wachten tot uiterlijk 15 oktober. De ondernemer moet de af te dragen BTW aangeven op de aangifte die betrekking heeft op de periode waarin de factuur is opgemaakt. En tenslotte moet de ondernemer altijd een binnen een maand na afloop van de aangifteperiode (maand/kwartaal of jaar) de BTW afdragen aan de belastingdienst. Dus als een ondernemer de factuur op de laatste dag van de aangifteperiode, dan heeft hij dus precies een maand om de factuur te innen. Anders moet hij de BTW voorschieten aan de belastingdienst. Veel beter is het dus om aan het begin van de aangifteperiode te factureren. Lukt dat niet, en is het al het einde van de aangifteperiode al in zicht, wacht dan nog een paar dagen tot de aangifteperiode voorbij is, zodat de BTW pas een maand later afgedragen hoeft te worden. Let wel dat gefactureerd wordt binnen de hiervoor vermelde wettelijke termijn.

Tip: Probeer zo vroeg mogelijk in de aangifteperiode te factureren.
Als het tijdig uitreiken van de factuur niet mogelijk is of op onoverkomelijke bezwaren stuit, kunt u de inspecteur verzoeken de termijn waarbinnen gefactureerd moet worden incidenteel of doorlopend te verlengen.
Let op: Het te laat uitreiken van een factuur kan gevolgen hebben voor de aftrek van voorbelasting bij de afnemer.

Voor verschillende afzonderlijke leveringen of diensten is het mogelijk periodiek een factuur uit te reiken. Daarbij moeten de leveringen en diensten gelijksoortig zijn en de periode waarop de factuur betrekking heeft mag niet langer zijn dan één maand. Onder 'gelijksoortig' wordt verstaan dat goederen en diensten wat betreft hun aanwendingsmogelijkheden overeenstemmen. Hierbij valt te denken aan leveringen van onderdelen en het verrichten van schoonmaakdiensten. Het periodiek kunnen opmaken van een factuur voor gelijksoortige prestaties moet niet worden verward met de zgn. doorlopende diensten. Doorlopende prestaties zijn zich herhalende leveringen en diensten. Op de factuur bij die prestaties kan in plaats van de dag waarop de levering of de dienst wordt verricht, de periode worden vermeld waarop de factuur betrekking heeft. Deze periode mag niet langer zijn dan één jaar. Voorbeelden van doorlopende prestaties zijn abonnementen op leveringen van gas, water en elektriciteit.


Vooruitbetaling
In sommige branches is het gebruikelijk dat er vooruitbetalingen/betalingen van een voorschot plaats vinden.
Bij vooruitbetalingen (betalingen vóórdat de levering of de dienst is verricht) moet u vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan telkens een factuur uitreiken. Als er voor een bepaalde levering of dienst meerdere vooruitbetalingen plaatsvinden die op verschillende tijdstippen opeisbaar zijn, moet per deelbetaling - tijdig - een factuur worden uitgereikt.
Dus als een ondernemer met een opdrachtgever overeenstemming heeft bereikt over de inhoud van de opdracht en stuurt hij een voorschotnota dan hoeft hij op de factuur nog geen BTW te vermelden omdat de prestatie dan nog niet is verricht. Ook hoeft hij de BTW nog niet af te dragen aan de belastingdienst. Op het moment dat de ondernemer de betaling van het voorschot ontvangt moet hij de BTW factuur over het voorschot uitreiken en moet hij de BTW afdragen. Alleen als met de klant harde afspraken zijn gemaakt over de vooruitbetaling dan moet op de voorschotnota BTW vermeld worden en afgedragen worden.


Kasstelsel
Een aantal ondernemers mag het kasstelsel toepassen. Dan wordt de BTW pas afgedragen nadat de ondernemer het factuurbedrag daadwerkelijk van de debiteur heeft ontvangen. De toepassing van het kasstelsel is voordelig met het oog op de liquiditeit. Het kasstelsel wordt vaak toegepast door winkeliers, marktkooplieden, exploitanten van horecabedrijven en autorijscholen. Ook andere ondernemers die minstens voor 80% leveren aan particulieren, kunnen de belastingdienst toestemming vragen voor toepassing van het kasstelsel.

Tip: Pas indien mogelijk het kasstelsel toe

Afronding

Veel supermarkten, tuincentra en drogisterijen hanteerden het winkelmandje-principe. Bij deze variant wordt de BTW alleen bij het totaalbedrag afgerond naar beneden.
Moderne kassa’s maken het voor detaillisten mogelijk om BTW per geleverd produkt naar beneden af te ronden. Bij het berekenen van de BTW per product kan meer dan eens naar beneden worden afgerond. De leverancier draagt hierdoor minder BTW af.
De Staatssecretaris heeft wel bekend gemaakt dat per 1 juli 2004 afgerond moet worden volgend de rekenkundige methode. De rekenkundige methode houdt in dat bedragen op twee decimalen naar beneden of naar boven worden afgerond op de dichtstbijzijnde cent. Dus bedragen van € 0,005 of hoger naar boven afronden. Bedragen die lager zijn dan € 0,005 naar beneden afronden. Hij heeft nog een duidelijkheid gegeven of per produkt of per mandje afgerond moet worden. Nu formeel niet is bepaald en door de thans lopende procedures nog niet definitief vaststaat of de verschuldigde BTW per produk of per mandje moet worden berekend, kan dit betekenen dat soms de BTW per eenheid produkt gunstiger is dan per mandje of omgekeerd. De aanzienlijke voordelen die dit kan opleveren, maken het voor ondernemers aantrekkelijk bijvoorbeeld per produkt af te rekenen. De belastingdienst zal dit echter niet accepteren omdat de staatssecretaris zich op het standpunt stelt dat per mandje afgerekend moet worden. Wel kan het interessant en voordelig blijven ter behoud van rechten de BTW over de komende tijdvakken te blijven berekenen volgens deze afronding per produkt-methode, dan wel bezwaar te maken tegen eigen aangifte in afwachting van de uitkomst van de procedure.
Aan het Europese Hof zijn vragen gesteld zodra die beantwoord zijn zal er meer duidelijk worden over deze problematiek.

 

Voorkomen problemen


Wees terughoudend met het uitreiken van facturen met daarop vermelding van BTW aan particulieren. Aan een particulier is het niet verplicht en zo kunnen ook geen fouten worden gemaakt met betrekking tot de vermelding van BTW.Een andere optie is via de geautomatiseerde processen er voor zorg te dragen dat juiste facturen worden uitgereikt. Wel zullen regelmatig de BTW-modules in deze processen moeten worden gecontroleerd en geactualiseerd.


Maar controleer ook de inkomende facturen op juistheid en of ze voldoen aan de factuurvereisten. Dit kan het risico op naheffing van in aftrek gebrachte voorbelasting beperken. Stuur een factuur die niet voldoet aan de wettelijke eisen dan ook meteen terug naar de leverancier. Zet uiteraard op de factuur of in het begeleidend schrijven waarom u de factuur retourneert en zet er ook duidelijk bij waarom de factuur niet voldoet aan de factuurvereisten.

 

Dit artikel is op persoonlijke titel geschreven door mevrouw mr. C.W. (Carola) van Vilsteren. Meer informatie vindt u elders op deze site.

Eerder geplaatste artikelen

Geen btw-aftrek bij verkoop minderheidsbelang
Als een vennootschap een minderheidsbelang overdracht aan een derde, is er geen sprake van overgang van het geheel of een gedeelte van een algemeenheid van goederen. De btw die drukt op de kosten die ...
Lees meer...
BTW oninbare vorderingen apart terugvragen
Afgedragen BTW op facturen die oninbaar blijken te zijn, kunt u niet terugvragen bij de Belastingdienst door middel van de reguliere BTW-aangifte. U moet daarvoor een apart verzoek indienen bij uw lok...
Lees meer...
Geen btw-vrijstelling voor claims management
De toepassing van de vrijstelling voor (her)verzekeringsdiensten heeft grenzen. Volgens het hof valt het behandelen en afwikkelen van schadeclaims als tussenpersoon hier niet onder.Assurantiemakelaars...
Lees meer...
Hier klikken