fiscalistenonline.nl: Marktanalyse salarissoftware 2013: alle salarispakketten op een rij met extra aandacht voor uitwisselen gegevens en personeelsplanning
Lees voor het aanmelden de voorwaarden.

Marktanalyse salarissoftware 2013: alle salarispakketten op een rij met extra aandacht voor uitwisselen gegevens en personeelsplanning

De marktanalyse salarissoftware 2013 is verschenen met ditmaal extra aandacht voor: uitwisselen van salarisgegevens met uitvragende partijen en personeelsplanning binnen salarissoftware. En natuurlijk weer een compleet overzicht van alle beschikbare salarissoftware in Nederland.

Salarisgegevens uitwisselen met de overheid is al jaren gestandaardiseerd. Via de aangifte loonheffing komen gegevens in de centrale polisadministratie bij het UWV terecht als bron voor meerdere registraties. Nu is het de beurt aan de pensioenwereld om efficiënt (salaris)gegevens uit te wisselen. Naast de aangifte loonheffing is er ook de XML Auditfile Salaris (XAS) als standaard op het gebied van gegevensuitwisseling en is er inmiddels de Uniforme Pensioenaangifte (UPA). 

XML Auditfiles
Nagenoeg elk boekhoudpakket kan de XAF (XML Auditfile Financieel) produceren. Accountants zetten de XAF in binnen de controle- en adviespraktijk, met name om informatie uit de boekhouding van de klant te halen en in te lezen in rapportage- en analysesoftware. Dit scheelt het handmatig overnemen van cijfers uit de boekhouding en er kan via de XAF ingezoomd worden op financiële transacties tijdens controle- en advieswerkzaamheden. Daarnaast is de XAF handig als de Belastingdienst bij een klant op bezoek komt en vraagt om de boekhouding. Met een XAF-bestand kan de medewerker van de Belastingdienst zijn eerste analyse maken en wordt voorkomen dat de klant en de accountant zelf uren moeten besteden aan het uitleggen van de boekingsgang. Analoog aan de XAF is ook al een aantal jaren de XML Auditfile Salaris (XAS) ontwikkeld. Zoals de naam feitelijk al aangeeft gaat het hier om gegevens uit de salarisadministratie. In de XAS komen de basis vastleggingen die onder andere gebruikt worden voor het maken van de interne rapportages, de aansluiting met de journalisering voor de boekhouding en de verplichte periodieke loonaangifte. De XAS kan gezien worden als de bron voor een betere beheersing van de loonkosten.

Uniforme pensioenaangifte
In de marktanalyse salarissoftware van 2011 is al gemeld dat vanuit de Pensioenwereld gesproken wordt over de ‘Uniforme Pensioenaangifte’ (UPA). Nu twee jaar verder is de berichtstructuur van de UPA een feit en kan de implementatie ervan plaatsvinden. Het is daarbij eerst de beurt aan de pensioenwereld, zeg maar de pensioenuitvoerders, gevolgd door de softwareleveranciers en daarna de salarisadministrateur. De loonaangifte is als startpunt genomen bij de ontwikkeling van de UPA, aangevuld met gegevens voor een goede uitvoering van de pensioenregelingen van de verschillende fondsen. Uiteindelijk bestaat de UPA uit 123 gegevenselementen, waarvan er 60 niet in de loonaangifte zijn opgenomen.

Syntrus Achmea, één van de deelnemers aan het tot stand komen van de UPA, heeft een paar jaar geleden pensioenaangifte.nl geïntroduceerd. Tijdens de ontwikkeling van dit initiatief leek even sprake van een standaard die door meerdere pensioenuitvoerders omarmd zou worden en wellicht als UPA geaccepteerd zou worden. Maar op de website pensioenaangifte.nl staat duidelijk het volgende: “Alleen de pensioenfondsen die worden uitgevoerd door Syntrus Achmea kunnen gebruikmaken van Pensioenaangifte”. De nieuwe pensioenaangifte (UPA) bouwt wel mede voort op door Syntrus Achmea ontwikkelde pensioenaangifte. Komende periode (mogelijk meerdere jaren) zal gewerkt worden aan de implementatie van de UPA. Pensioenfondsen en leveranciers van salarissoftware zullen de UPA standaard moeten inbouwen.

Meest innovatief
Pensioenfonds Horeca & Catering mag van alle Nederlandse pensioenfondsen gerust het meest innovatief worden genoemd als het gaat om het ontvangen/verkrijgen van werkgever- en werknemersgegevens. Dit fonds maakt namelijk als eerste pensioenfonds in Nederland al jaren gebruik van gegevens die het fonds van de Belastingdienst via UWV ontvangt. Direct gegevens aanleveren aan dit fonds vanuit de salarisadministratie is dan ook niet nodig. Even los van de UPA is dit voor salarisadministrateurs de meest ideale situatie.

Personeelsplanning
Personeelsplanning (ook aangeduid als Workforce management) komt in de basis neer op het juiste evenwicht tussen personeelscapaciteit en personeelsbehoefte. Personeelsplanning is daarbij niet over één kam te scheren binnen verschillende soorten van bedrijven. Binnen een productiebedrijf is personeelsplanning mede gerelateerd aan de behoefte aan producten en een samenspel van beschikbaarheid aan mens-, materiaal- en machinecapaciteit. Bij een horecabedrijf wordt gewerkt met een dienstrooster dat verplicht (conform de huidige horeca-cao) minimaal 2 weken tevoren aan een medewerker bekend wordt gemaakt. Er zijn natuurlijk ook bedrijven waar met een vaste personele bezetting wordt gewerkt en personeelsplanning alleen neerkomt op het afstemmen van werkzame uren en verlof, feitelijk het bijhouden van een eenvoudig personeelsrooster. Meer dan de helft van leveranciers van salarissoftware geeft aan een functie voor personeelsplanning te bieden. Vaak gaat het dan om een personeelsrooster.

Bij de selectie van software voor personeelsplanning zijn de volgende functies te onderscheiden:
- roosterfuncties
- zelfroosteren door medewerkers via de cloud
- emailfuncties (berichten en herinneringen zenden)
- vakantie- en verlofplanning
- taakplanning
- GANTT planning (balkenplanning)
- integratie arbeidstijdenwet
- cao ondersteuning
- rapportages

Urenregistratie
In tegenstelling tot personeelsplanning wordt urenregistratie slechts aangeboden door minder dan de helft van leveranciers van salarissoftware. In de meeste gevallen gaat het dan om leveranciers die een uitgebreider softwarepallet aanbieden. Urenregistratie zien we in de praktijk gekoppeld aan projectsoftware of declaratiesoftware, waarbij de te declareren uren doorbelast worden aan een opdrachtgever via een factuur. Software voor urenregistratie kent soms een exportfunctie om de te verlonen uren door te geven aan de salarisadministratie als dat van toepassing is. Het aanbod van software voor urenregistratie is vaak branche afhankelijk. Voorbeelden van dit laatste zijn: projectsoftware voor de bouw, werkorders voor de installatiebranche, tijdschrijven voor de advocatuur en declaratiesoftware voor de accountancy. Als alle software voor urenregistratie bij elkaar wordt opgeteld komen we volgens de website
softwarepakketten.nl op zo’n 190 verschillende toepassingen.

Als u op zoek bent naar software voor urenregistratie zijn in elk geval de volgende functies te onderscheiden:
- projecten/opdrachten plannen
- roosterfuncties
- projecten c.q. opdrachten registreren
- mijlpalen- en activiteitenplanning
- GANTT planning (balkenplanning)
- budgetteren in bedragen (projecten/opdrachten)
- urenregistratie
- declareren van uren
- declaratie van kosten; bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten
- aanwezigheidsregistratie
- verlofregistratie
- rapportages
Een extra attentiepunt bij de selectie van software voor urenregistratie is de wijze van tariefberekening.

LEAN
Op dit moment staat LEAN (weer) in de belangstelling. LEAN wordt omschreven als methode om te komen tot waarde maximalisatie en verspilling zoveel mogelijk bij de bron te voorkomen. Er wordt onder meer gesproken over een denkwijze waarbij medewerkers zo gemotiveerd zijn dat zij hun werk nog beter doen. Een goed planning- en urenregistratiesysteem kan bijdragen om zo LEAN mogelijk te opereren als bedrijf.

Alle standaard salarissoftware
Evenals voorgaande jaren is een overzicht samengesteld van alle beschikbare standaard salarissoftware in Nederland en de daarbij behorende eigenschappen.

Complete artikel en overzicht van alle salarissoftware
Het complete (5 pagina's tellend) artikel en het daarbij behorende overzicht met alle beschikbare standaard salarissoftware met eigenschappen, is GRATIS op te vragen in PDF formaat. . 
Naar opvragen: marktanalyse salarissoftware 2013...

Eerder geplaatste artikelen

Tweede Kamer keurt Belastingpakket 2017 goed
De Tweede Kamer heeft het Belastingpakket voor 2017 aangenomen. Er zijn echter nog wel een aantal wijzigingen aangebracht. Zo zal het percentage van de energie-investeringsaftrek met 2,5 procentpunt w...
Lees meer...
ANPR: ondeugdelijk bewijs privégebruik auto
Hebt u een geschil met de Belastingdienst over de bijtelling privégebruik auto? Verwerpt de inspecteur uw kilometeradministratie omdat uw auto op tijden en plaatsen is geflitst die niet overeen...
Lees meer...
De WKR kent vele fiscaal voordelige toepassingen, voor werkgevers én werknemers, kent u ze?
Op dinsdag 31 mei organiseert BelastingBelangen in samenwerking met de Auxilium Adviesgroep de cursus De werkkostenregeling: Optimaal toepassen. Hans Zwagemaker, hoofdredacteur van BelastingBelangen...
Lees meer...
Hier klikken