fiscalistenonline.nl: Uitstel voor werkkostenregeling, extra adviestijd voor accountants
Lees voor het aanmelden de voorwaarden.

Uitstel voor werkkostenregeling, extra adviestijd voor accountants

8 maart 2013 werd het al langer verwachte uitstel van de werkkostenregeling, bevestigd door de staatssecretaris van Financiën. De verplichte toepassing van de werkkostenregeling is met een jaar uitgesteld tot 1 januari 2015. De extra tijd die vrij komt met het uitstel kan volgens Extendum door de accountant goed gebruikt worden om cliënten  adequaat voor te bereiden op de werkkostenregeling. Ter ondersteuning biedt Extendum de WKR Toolbox die accountantskantoren gratis en vrijblijvend kunnen gebruiken om hierin te kunnen voorzien.

In 2010 heeft de overheid besloten om de werkkostenregeling (WKR) in te voeren, met als voornaamste doel; fiscale en administratieve eenvoud. In de basis is dat nog terug te vinden in het uitgangspunt van de regeling die stelt dat alles loon is, tenzij...  In de aanloop van de WKR is dusdanig gelobbyd dat de beoogde fiscale of administratieve eenvoud ver te zoeken is. Voor invoering van de WKR is een gedegen aanpak vereist bestaande uit inventarisatie, fiscale analyse en inrichting van de administratie. 

Voor de doorlooptijd van dit basisproces dient het accountantskantoor rekening te houden met enkele werkdagen per inhoudingsplichtige. Uit de inventarisatie en fiscale analyse kan echter blijken dat een nadere onderbouwing van kostenvergoedingen vereist is of dat arbeidsvoorwaarden aangepast dienen te worden. In dat geval moet voor een inhoudingsplichtige al snel rekening worden gehouden met een doorlooptijd van een halfjaar. Alle reden voor het accountantskantoor om, ondanks het uitstel van de werkkostenregeling, nu al te starten met de advisering over de werkkostenregeling.

De advisering behelst meerdere fasen die onderstaand worden uitgewerkt. Deze fasen sluiten aan bij het processchema van de WKR Toolbox:

1 - Analyse en informeren cliëntenbestand

De eerste fase voor het accountantskantoor is om het cliëntenbestand te analyseren. Voor welke cliënten wordt de salarisadministratie verzorgd, wie zijn de DGA’s en welk werkgevers zijn afhankelijk van een (verplichte) CAO? Ook is het van belang om cliënten te informeren die (nog) geen medewerkers hebben. De nieuw op te stellen arbeidsvoorwaarden kunnen dan al meteen WKR-proof worden gemaakt.

Uit meerdere onderzoeken is gebleken dat ondernemers op dit gebied initiatief verwachten van hun accountant. Cliënten verwachten dus informatie van u, zij willen van u weten wat de WKR inhoudt en wat u daarin voor hen kunt betekenen.

Vanuit de WKR Toolbox worden de volgende tools aangeboden ter ondersteuning voor fase 1:

- WKR Processchema om het volledige proces van cliënten inventarisatie tot en met de eindfase in kaart te brengen inclusief de mogelijke groepering van uw cliënten; 
- Een tweetal voorbeeldbrieven om uw cliënten goed te informeren;
- Aanvullend de WKR Nieuwsbrief om uw cliënten navolgend meer inhoudelijk te informeren. De WKR Nieuwsbrieven worden indien gewenst voorzien van uw eigen logo en kantoornaam; 
- Optioneel is de WKR bijeenkomst voor uw cliënten en relaties, Extendum kan u daarbij ondersteunen met een spreker of in promotionele zin.

2 – Inventarisatie arbeidsvoorwaarden

Bij de inventarisatie van de arbeidsvoorwaarden moet niet alleen gekeken worden naar voorwaarden die via de salarisstrook tot uiting komen, ook voorwaarden zoals een personeelslunch of –feest dienen hierbij betrokken te worden. In de WKR Toolbox van Extendum is daarom een uitgebreide scan opgenomen van de meest voorkomende arbeidsvoorwaarden. Deze voorwaarden worden ingedeeld naar de vier categorieën van de WKR kosten, te weten:
- Intermediaire kosten, kosten die de medewerker namens de werkgever maakt en voorschiet;
- Gerichte vrijstellingen, bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer;
- Nihilwaarderingen, vergoedingen en verstrekkingen die formeel wel onder de WKR vallen maar die door de wetgever op nul zijn gewaardeerd, bijvoorbeeld ter beschikking gestelde mobiele telefoon of werkkleding onder bepaalde voorwaarden;
- Algemeen forfait, overige vergoedingen tot een bedrag van 1,5% (tot 2013 1,4%) van de fiscale loonsom, bijvoorbeeld fiets van de zaak of bedrijfsfitness.

Een uitkomst van de volgende fase, de fiscale analyse, kan zijn dat aanpassing van de arbeidsvoorwaarden wenselijk is. Om die reden is het zinvol om in deze inventarisatiefase ook vast te leggen waar de toezegging van de arbeidsvoorwaarde is vastgelegd, bijvoorbeeld in de secundaire voorwaarden, loonstrook of vanuit een CAO.

3 – Fiscale analyse

Vanuit de inventarisatie volgt de fiscale analyse; wat is het financiële verschil ten opzichte van het tot 1 januari 2010 geldende wettelijke stelsel van vrije vergoedingen en verstrekkingen? Eventuele conclusies dienen met de nodige voorzichtigheid getrokken te worden. Zo is het van belang om te kijken of de periode waarover de vergoedingen zijn geïnventariseerd maatgevend is voor toekomstige perioden. Is het medewerkersbestand stabiel of zijn significante wijzigingen in omvang gepland of anderszins te verwachten? Medewerkers met een hoog salaris beïnvloeden bijvoorbeeld de beschikbare vrije ruimte bij een kleine werkgever in belangrijke mate. Als daar wijzigingen in optreden dan heeft dat direct consequenties voor de totale loonsom en daarmee de beschikbare vrije ruimte voor de gehele organisatie.

Wellicht kan de beschikbare vrije ruimte worden beïnvloed door aanpassing van bepaalde arbeidsvoorwaarden, de volgende fase in het WKR proces. Vergoedingen en verstrekkingen kunnen als loon voor de werknemer worden aangemerkt. Loonheffing vindt dan plaats via de loonstrook. Ook kan worden gekozen voor toepassing van de WKR. Belastingheffing vindt dan via eindheffing (tarief 80%) plaats bij de werkgever, tenzij het algemeen forfait nog voldoende ruimte biedt. In het laatste geval is de vergoeding of verstrekking feitelijk onbelast.

De fiscale analyse kan tot de conclusie leiden dat toepassing van de WKR voordelen biedt ten opzichte van het stelsel van vrije vergoedingen en verstrekkingen. In dat geval behoeft met toepassing van de WKR niet te worden gewacht tot 1 januari 2015. Als de conclusie luidt dat de WKR voordelig is, is het overigens verstandig om te kijken of arbeidsvoorwaarden met een (beperkte) aanpassing optimaal bij de WKR aansluiten.

Kortom, de fiscale analyse is maatwerk en verdient uitgebreide aandacht en bespreking met de cliënt.

Let op; sinds 1 januari 2013 is de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet komen te vervallen. Ten opzichte van voorgaande jaren is de totale fiscale loonsom daardoor lager. De omvang van het algemeen forfait bedraagt om die reden niet langer 1,4%, maar 1,5% van de fiscale loonsom. In het algemeen blijft de zogenoemde vrije ruimte daardoor nagenoeg ongewijzigd.

Vaste onkostenvergoeding onderbouwen
Vaste kostenvergoedingen zijn een veel voorkomende arbeidsvoorwaarde. Zonder recente steekproef van deze onkostenvergoeding valt het volledige bedrag ten laste van de vrije ruimte. Om te voorkomen dat de werkgever 80% eindheffing verschuldigd is, is het raadzaam om een steekproef te nemen ter onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding. Volgens de Belastingdienst dient een steekproef gedurende een periode van drie maanden plaats te vinden. De zomerperiode is veelal niet de aangewezen periode voor een goede onderbouwing van de onkostenvergoeding.

Met een recente steekproef valt het deel dat ziet op de gerichte vrijstelling of intermediaire kosten buiten de fiscale vrije ruimte. Het is daarom raadzaam om tijdig een steekproefperiode van minimaal drie maanden met en voor uw cliënt te plannen.

Arbeidsvoorwaarden aanpassen
Vanuit de fiscale analyse kan blijken dat het verstandig is om (delen van) arbeidsvoorwaarden aan te passen om de 80% eindheffing te voorkomen. 

Twee voorbeelden:

1) Met de huidige arbeidsvoorwaarden is het mogelijk om loon in geld om te ruilen voor een fiets van de zaak. Onder het stelsel van vrije vergoedingen en verstrekkingen kon de fiets onder voorwaarden belastingvrij worden verstrekt. Onder de WKR gelden deze voorwaarden niet meer. Indien een groot aantal werknemers in enig jaar verzoekt om een fiets kan de totale waarde daarvan hoger zijn dan het bij de werkgever geldende algemeen forfait. De verstrekking van de fiets leidt dan tot 80% eindheffing bij de werkgever: een onvoorziene kostenverhoging. 

De aanpassing van de arbeidsvoorwaarde kan dan zijn dat een werkgever besluit om de fiets niet onder de WKR te brengen. In dat geval is de waarde van de fiets als loon belast bij de werknemer. Het werknemersvoordeel om bruto loon tegen een fiets uit te ruilen vervalt dan. Een en ander kan er ook toe leiden dat de bestaande fietsregeling in zijn geheel wordt beëindigd.

Zowel werknemer als werkgever hebben er belang bij dat duidelijk wordt afgesproken hoe in een voorkomend geval wordt gehandeld.

2) Werknemers krijgen een bovenmatige kostenvergoeding. Onder het stelsel van vrije vergoedingen en verstrekkingen is het bovenmatige deel loon voor de werknemer. Onder de WKR kan het bovenmatige deel worden ondergebracht in de vrije ruimte en kan ook dit deel van de kostenvergoeding feitelijk onbelast worden verstrekt. Het is daarom van belang om vast te leggen dat een kostenvergoeding netto, danwel bruto wordt verstrekt.

Arbeidsvoorwaarden kunnen in de regel niet eenzijdig door de werkgever aangepast worden. Om de arbeidsvoorwaarden aan te kunnen passen is overleg nodig met medewerkers of de vertegenwoordiging namens de werknemers zoals een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Zeker als het nodig lijkt te zijn om arbeidvoorwaarden aan te passen is het van belang om medewerkers tijdig te informeren over de werkkostenregeling. Ondernemers verwachten ook op dit gebied is een actieve rol van hun accountantskantoor.

4 – Administratieve organisatie

Om als salarisadministrateur een goede aangifte loonheffingen te versturen is informatie nodig uit de financiële administratie. Beide administraties dienen derhalve op elkaar afgestemd te worden.

Ook is een goede afstemming vereist tussen cliënt en het accountantskantoor. Hoe worden zaken geboekt en wie levert wat en wanneer aan? Extendum adviseert om deze afspraken vast te leggen, zowel tussen de twee administraties als tussen accountantskantoor en cliënt.

Of een belastingplichtige de WKR toepast en welke vergoedingen en verstrekking daaronder worden gebracht moet blijken uit de financiële administratie van de inhoudingsplichtige. Voor de inrichting van de financiële administratie geeft de Belastingdienst geen richtlijnen. Extendum heeft in de WKR Toolbox drie mogelijkheden uitgewerkt voor de financiële administratie van de WKR.

Bron: 
Extendum

 

Eerder geplaatste artikelen

De werkkostenregeling: de vrije ruimte, een feest
De werkkostenregeling biedt u een vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. Met die vrije ruimte kunt u ‘leuke dingen’ doen voor uw medewerkers. U kunt hen diverse vergoedingen en vers...
Lees meer...
Let op: nieuwe pensioenrichtleeftijd per 1-1-2018
Per 1 januari 2018 wordt de pensioenrichtleeftijd verhoogd van 67 naar 68 jaar. Werkgevers moeten daardoor depensioenregelingen van hun medewerkers – weer –aanpassen, nog dit jaar. Een v...
Lees meer...
Tarief vennootschapsbelasting omlaag
In het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’ van de coalitie Rutte III wordt voorgesteld om het tarief van de vennootschapsbelasting stapsgewijs te verlagen van 25% naar 21%. Het tarie...
Lees meer...
Hier klikken